3. Libro registro de facturas expedidas

Aclare sus dudas consultando su caso particular


3.1. ¿Debe coincidir necesariamente el IVA devengado incluido en el modelo 303 conel derivado de los registros de las facturas emitidas?

Ambos podrán coincidir salvo en el caso de que se realicen, entre otras operaciones, adquisiciones intracomunitarias de bienes y servicios u operaciones interiores con inversión del sujeto pasivo (estas operaciones solo deben registrarse en el Libro registro de facturas recibidas).

 

3.2. ¿Qué tipos de operaciones se incluyen en el campo “Clave Régimen Especial O. Trascendencia”?

Las operaciones incluidas con sus correspondientes claves son:

VALORES

DESCRIPCIÓN

01

Operación de régimen general

02

Exportación

03

Operaciones a las que se aplique el régimen especial de bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección

04

Régimen especial del oro de inversión

05

Régimen especial de las agencias de viajes

06

Régimen especial grupo de entidades en IVA (Nivel Avanzado)

07

Régimen especial del criterio de caja

08

Operaciones sujetas al IPSI / IGIC (Impuesto sobre la Producción, los Servicios y la Importación / Impuesto General Indirecto Canario).

09

Facturación de las prestaciones de servicios de agencias de viaje que actúan como mediadoras en nombre y por cuenta ajena (Disposición adicional cuarta del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre)

10

Cobros por cuenta de terceros de honorarios profesionales o de derechos derivados de la propiedad industrial, de autor u otros por cuenta de sus socios, asociados o colegiados efectuados por sociedades, asociaciones, colegios profesionales u otras entidades que realicen estas funciones de cobro

11

Operaciones de arrendamiento de local de negocio sujetas a retención

12

Operaciones de arrendamiento de local de negocio no sujetos a retención

13

Operaciones de arrendamiento de local de negocio sujetas y no sujetas a retención

14

Factura con IVA pendiente de devengo en certificaciones de obra cuyo destinatario sea una Administración Pública.

15

Factura con IVA pendiente de devengo en operaciones de tracto sucesivo

16

Primer semestre 2017

 

3.3. ¿Qué operaciones se registran en el campo "Emitida por Terceros" del Libro registro Facturas Expedidas?

Se trata del supuesto previsto en el artículo 5 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (RD 1619/2012), “Cumplimiento de la obligación de expedir factura por el destinatario o por un tercero”. Debe tenerse en cuenta que:

  • El plazo para enviar los registros de facturación a la AEAT es de ocho días naturales. (se excluirán del cómputo los sábados, domingos y los declarados festivos nacionales).
  • Deberá comunicarse mediante declaración censal (modelo 036) dicha opción, la fecha a partir de la cual se ejerce y, en su caso, la renuncia y fecha de efecto.

Se deberá consignar en el Libro registro de Facturas Expedidas la clave “S” correspondiente a “Factura emitida por terceros”.

 

3.4. ¿Deben registrarse las operaciones no sujetas a IVA y las sujetas pero exentas? ¿Cómo?

Sí. Existiendo obligación de expedir factura, (artículos 2 y 3 RD1619/2012 que regula las obligaciones de facturación) ésta debe registrarse.

Tratándose de una operación no sujeta, se consignará dentro del bloque funcional “Desglose Factura” en uno de los siguientes campos en función del motivo de la no sujeción:

  • Importe no sujeto artículo 7, 14, otros.
  • Importe no sujeto por reglas de localización.

Tratándose de una operación exenta, se consignará dentro del bloque “Desglose Factura” como “Sujeta” y “Exenta”, indicando la base imponible y la causa de exención utilizando las siguientes claves:

“E1: exenta por el artículo 20”

“E2: exenta por el artículo 21”

“E3: exenta por el artículo 22”

“E4: exenta por los artículos 23 y 24”

“E5: exenta por el artículo 25”

“E6: exenta por otros”

Si no se dispone de esta información bastará con indicar que se trata de una operación exenta.

 

3.5. ¿Cómo se registra una operación con inversión del sujeto pasivo?

En el caso de clientes que sean empresas españolas, el proveedor o prestador del servicio registrará los datos de la factura en el Libro registro de Facturas Expedidas consignando en el bloque funcional ”Desglose factura” la clave “No Exenta – Con Inversión sujeto pasivo”. Los campos “tipo impositivo” “cuota repercutida” se informarán con importe cero.

En el caso de clientes que sean empresas comunitarias con NIF-IVA, el proveedor o prestador del servicio registrará los datos de la factura en el Libro registro de Facturas Expedidas consignando en el bloque funcional ·”Desglose tipo operación” la clave “Importe no sujetas por reglas de localización”. Asimismo, deberá indicar si se trata de una entrega de bienes o una prestación de servicios.

 

3.6. ¿Cómo se registra una Entrega Intracomunitaria de Bienes?

Se anotará la factura emitida al cliente comunitario en el Libro registro de Facturas Expedidas procediendo a su identificación mediante la clave 2 en el campo de tipos de Identificación en el país de residencia “IDType” y su Número de Operador Intracomunitario en el campo "ID". El campo “CodigoPais” no será obligatorio.

Por otra parte, la base imponible de la factura se incluirá en el campo de tipo de operación “Exenta” dentro del bloque “Entrega”. Como causa de exención se consignará la clave “E5: Exenta por el artículo 25”.

 

3.7. ¿Cómo se registra una Exportación?

La operación se anota en el Libro Registro de Facturas Expedidas.

En el campo “Clave Régimen especial o Trascendencia” se consignará el valor 02.

Deberá identificarse al cliente – en caso de ser extranjero- mediante el “Código país” y las claves 3 “Pasaporte”, 4 “Documento oficial de identificación expedido por el país o territorio de residencia”, 5 “Certificado de residencia” ó 6 “Otro documento probatorio” del campo “IDType”.

Por otra parte, la base imponible de la factura se incluirá en el campo de tipo de operación “Exenta” dentro del bloque “Entrega”. Como causa de exención se consignará la clave E2 “Exenta por el artículo 21”.

 

3.8. ¿Cómo se registran las operaciones de autoconsumo de bienes (artículo 9.1, letras a) y b) Ley 37/1992)?

Se trata de operaciones asimiladas a entregas de bienes (también denominadas de autoconsumo "externo") que deben anotarse en el Libro Registro de Facturas Expedidas atendiendo a su calificación tributaria sin ninguna especialidad destacable.

 

3.9. ¿Cómo se registran las operaciones de autoconsumo de bienes (artículo 9.1, letras c) y d) Ley 37/1992)?

Se trata de operaciones asimiladas a entregas de bienes (también denominadas de autoconsumo "interno") que deben anotarse en el Libro registro de Facturas Expedidas y en el de Facturas Recibidas, atendiendo a su calificación tributaria. En ambos casos la identificación del emisor de la factura coincidirá con la de la contraparte.

 

3.10. ¿Cómo se registra una factura expedida que contiene el arrendamiento de varios locales de negocio?

Se registrará la factura expedida con la clave de régimen especial “11” y “12” según el arrendamiento esté o no sujeto a retención y “13” si en la factura se recogen ambos tipos de arrendamiento.

En el caso de que se trate de un arrendamiento no sujeto a retención (claves “12” y “13”) deberá desglosarse para cada local la clave de situación y el número de referencia catastral. Actualmente el número máximo de referencias catastrales que pueden incluirse en el sistema es de 15; en el caso de exceder este número se consignarán las 15 referencias con mayor valor catastral.

 

3.11. A la hora de desglosar los datos de la factura, ¿debe indicarse si la operación es una entrega de bienes o una prestación de servicios?

El desglose se hará obligatoriamente a nivel de operación cuando el cliente sea extranjero (tipo “ID Otro”, salvo la clave 07, o NIF que empiece por N) y no sea una factura simplificada o un asiento resumen.

 

3.12. ¿Qué información se consigna en el bloque “Período de liquidación”?

El ejercicio y período de devengo de la operación correspondiente a la factura registrada.

Ejemplo 1: Un empresario A vende mercancía a otro empresario B el 6 de julio de 2017. El empresario A expide la factura el 2 de agosto.

El empresario A remitirá los registros de la factura el 14 de agosto consignando en el Libro Registro de facturas emitidas, Ejercicio: 2017, Período: 07.

Hay que tener en cuenta que en el cómputo del plazo de ocho días naturales se excluirán los sábados, los domingos y los declarados festivos nacionales.

En el caso de facturas rectificativas se consignará el ejercicio y periodo impositivo en que se realice la rectificación de la declaración-liquidación de acuerdo con lo previsto en el artículo 89 de la LIVA.

 

3.13. En el caso de que un cliente solicite la devolución del IVA en régimen de viajeros, ¿cómo se modificará la factura para que no conste IVA repercutido?

En este supuesto no procede la emisión de una factura rectificativa por lo que se remitirán los nuevos datos de la factura (régimen especial “02: exportación” y cuota cero) con el tipo de comunicación “A4”.

 

3.14. ¿Cómo registra un fabricante la minoración de la base imponible del impuesto por la concesión de cupones, bonificaciones o descuentos efectuados a los clientes de sus distribuidores?

Se trata de supuestos en que el fabricante expide únicamente el original de la factura rectificativa sin que resulte procedente entregar copia al distribuidor, ya que este no debe rectificar las cuotas devengadas ni sus deducciones.

La información deberá remitirse en el bloque funcional “Desglose a nivel de factura” marcando el campo “cupón”.

Este campo es compatible con las claves R1, R5 (factura rectificativa simplificada) y F4 (asiento resumen facturas).

 

3.15. ¿Cómo se anotan las facturas que incluyan varios destinatarios?

Se identificará como destinatario a uno de ellos y se marcará el campo “factura con varios destinatarios”

 

3.16. ¿Cuándo se utiliza la clave de régimen especial: 14 “Factura con IVA pendiente de devengo (certificaciones de obra cuyo destinatario sea una Administración Pública)?

Se utiliza para remitir la información correspondiente a certificaciones de obra expedidas, cuyo destinatario sea una Administración Pública, cuando no se ha producido el devengo del impuesto al concurrir las siguientes circunstancias:

  • No se ha pagado total o parcialmente el importe correspondiente a la parte de obra ejecutada
  • No se ha producido la recepción total o parcial de la obra conforme al artículo 235 del Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre (Texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público).

 

3.17. ¿Cuándo se utiliza la clave de régimen especial: 15 “Factura con IVA pendiente de devengo – operaciones de tracto sucesivo?

Se utiliza para remitir la información correspondiente a documentos que reflejan operaciones de tracto sucesivo (suministros, arrendamientos,…) y que, aún reuniendo los requisitos previstos en los artículos 6 o 7 del Real Decreto 1619/2012, no tienen la consideración de factura por no producirse aún el devengo del impuesto al concurrir las siguientes circunstancias:

  • El importe facturado no es exigible en la fecha de expedición.
  • No se ha pagado total o parcialmente.

Debe tenerse en cuenta que como fecha de operación se deberá consignar la fecha de exigibilidad (devengo), que asimismo determinará el periodo de liquidación a informar (ver FAQ 3.12)

 

3.18. Al registrar una factura simplificada ¿debe desglosarse la cuota tributaria?

Con carácter general, no es necesario. Marcando las claves “F2", "F4" y "R5", sólo será obligatorio cumplimentar el tipo impositivo y de uno de los dos campos siguientes: base imponible o importe total. En el caso de que se informe exclusivamente del importe total, la base imponible deberá constar con valor cero.

Si existiese en el desglose de la operación sujeta y no exenta varios tipos impositivos, se deberá informar obligatoriamente de la base imponible y tipo impositivo.

No obstante, si se trata de una factura simplificada “cualificada” de las reguladas en el artículo 7.2 del RD 1619/2012 sí deberá desglosar el importe de la cuota.

 

3.19. ¿Qué requisitos deben cumplirse para realizar asientos resumen de facturas emitidas de acuerdo con el art. 63.4 del RD 1624/1992?

- Las facturas se expidan en una misma fecha. Se trata por tanto de asientos resumen DIARIOS.

- No sea preceptiva la identificación del destinatario.

- El devengo de las operaciones documentadas se haya producido dentro de un mismo mes natural.

 

3.20. ¿Cómo se registra una factura que comprende operaciones con distinta clave de régimen especial?

El sistema permite combinar las siguientes claves:

Claves compatibles
07 - Régimen especial criterio de caja01 - Régimen general
03 - REBU
05 - Agencias de viajes
09 - Agencias de viajes
11, 12 y 13 - Arrendamiento local de negocios
14 - IVA pendiente de devengo. Certificaciones de obra pública
15 - IVA pendiente de devengo. Tracto sucesivo
05 - Régimen especial de agencias de viaje01 - Régimen general
07 - Criterio de caja
11, 12 y 13 - Arrendamiento local de negocios
06 - Régimen especial grupo de IVA nivel avanzado11, 12 y 13 - Arrendamiento local de negocios
14 - IVA pendiente de devengo. Certificaciones de obra pública
15 - IVA pendiente de devengo. Tracto sucesivo
11, 12 y 13 - Arrendamiento local de negocios06 - Grupo de entidades (nivel avanzado)
07 - Criterio de caja
08 - Operaciones sujetas a IGIC, IPSI
15 - IVA pendiente de devengo. Tracto sucesivo

La clave 07 (Criterio de caja) siempre debe ser la primera clave a informar.

La clave 05 (Agencias de viajes) debe ser la primera clave a informar salvo que concurra con la clave 07 (RECC).

La clave 06 (Régimen especial grupo de entidades en IVA-nivel avanzado) debe ser la primera clave a informar cuando concurra con las claves 11, 12, 13, 14 y 15.

Esta combinación no implicará un desglose de los importes por cada una de las claves pero sí implicará considerar los distintos campos adicionales que deben informarse teniendo en cuenta cada una de ellas.

 

3.21. ¿Cómo se registra una factura emitida sin numeración en virtud de una autorización concedida por la AEAT?

Se registrará con la clave F1 asignando a la factura un número secuencial que no puede ser igual a otro ya informado con la misma fecha y expedidor.

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