La Formación Ofimática es Productividad

Formacion ofimática es productividad

Autor: Josep Bataller ( Experto Formador TIC y socio de SERAPEUM Expert System)

Siempre he defendido la ofimática como prioritaria en cualquier plan de formación de una empresa. Esto que parece obvio y que debería ser lo habitual, no lo es. Al contrario, muchas materias, todas respetables, pasan por delante de la ofimática al decidirse la formación.

Existe la creencia errónea que al ser más tecnológicos, y que ciertos programas son más accesibles a todo el mundo, esto nos hace usuarios avanzados en casi todo.

Me gustaría ponerles en contexto con dos ejemplos recurrentes:

  1. En referencia al tratamiento de textos, cada vez que he escuchado la frase ‘Word lo sabe todo el mundo’ (para intentar justificar que este tipo de formación no es necesaria), me acuerdo de la cara de cada alumno que al aprender una determinada tarea me ha dicho, ‘buf, cuantas horas que he perdido con esto por no saberlo’.
  2. Respecto a las hojas de cálculo, invertimos horas y horas para elaborar un resumen periódico con Excel, porque no conocemos las herramientas o las funciones adecuadas, hasta que un día un profesor nos enseña que podemos hacerlo con mayor rapidez utilizando una combinación de varias funcionalidades.

Por estos dos ejemplos, y muchos más que podría explicar, la formación ofimática es de las más importantes en las que puede invertir una empresa. Sí, he dicho invertir, no gastar.

Relacionado con los ejemplos que acabo de numerar, se pueden generar dos situaciones bastante habituales cuando un trabajador no conoce cómo se hace una determinada tarea:

  1. El trabajador que tiene una duda opta por buscar por las diferentes opciones del programa a ver si acierta con la solución (esto último coloquialmente se conoce como pescar). O lo que es peor, puede consultar a su compañero, que amablemente invertirá su tiempo en ayudarle las veces que haga falta. No solo perdemos productividad, perdemos también satisfacción y motivación del trabajador (no hago bien mi trabajo ni mi compañero tampoco).
  2. Otra situación es intentar buscar en Internet algún video tutorial que nos resuelva la duda. En caso de encontrar el citado video, seguramente será una solución parcial y el trabajador deberá seguir la búsqueda a ver si hay suerte y consigue la solución completa.

Al pensar en las dos situaciones que acabo de comentar, les ruego recuerden las palabras ‘invertir’ y ‘productividad’. Seguramente, sobran más explicaciones.

Ahora les voy a añadir dos razones por las que apostar por la formación ofimática como prioritaria:

  1. Una buena formación ofimática no te aporta solo conocimiento del entorno de la aplicación para saber encontrar los comandos. Aporta, sobretodo, como utilizar cada funcionalidad y aplicarla de forma óptima al tipo de trabajo que se realiza. Puntualizar que la formación ofimática muchas veces es específica al trabajo que se realiza: no es lo mismo explicar una misma funcionalidad de Excel al personal de una empresa de transportes, que a los empleados del departamento de recursos humanos, o a una gerente que tiene que presentar unos resultados.
  2. Lo que nos transmite un formador es fruto de su propia experiencia y aprendizaje formando y buscando soluciones a muchos alumnos. Por esto, un formador no transmite solamente un —¿Cómo funciona?—, transmite un —¿Cómo se debe hacer de forma óptima?—.

En definitiva, un porcentaje muy elevado de las tareas que se realizan a diario en cualquier empresa, en cualquier trabajo, realizadas por cualquier empleado, tienen como protagonistas programas ofimáticos. No por ser los más usados, no por ser los que todos alguna vez han manipulado, implica que sean los mejor aprovechados. Al contrario, queda mucho camino por recorrer para conseguir que todos podamos utilizar esas aplicaciones de forma óptima a nuestras necesidades. Por esto, hay que invertir en formación ofimática. Por esto, la formación ofimática es productividad.

 

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