Introducción
En el ámbito de la fiscalidad española y del control tributario de las cotizaciones sociales, resulta clave conocer en profundidad la reciente aprobación del nuevo modelo informativo Modelo 185 — “Declaración informativa mensual de cotizaciones de afiliados y mutualistas” — mediante la Orden HAC/1197/2025, de 21 de octubre de 2025. Este cambio normativo marca una auténtica modernización del sistema de suministro de datos por parte de los órganos gestores de la Seguridad Social y las mutualidades alternativas, al recurrir a grandes volúmenes de datos y automatización frente al sistema previo manual.
Tal como ocurre con otras innovaciones en la normativa tributaria y de cotizaciones, conviene analizar tanto los aspectos operativos como los efectos fiscales-tributarios, para poder asesorar de forma adecuada a los sujetos obligados y anticipar los retos y oportunidades que la nueva obligación generará.
¿Qué es el Modelo 185 y a quién afecta?
La Orden HAC/1197/2025 aprueba el Modelo 185, “Declaración informativa mensual de cotizaciones de afiliados y mutualistas”, fijando el objeto, ámbito, plazos y procedimiento de presentación.
Obligados:
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Los órganos o entidades gestores de la Seguridad Social, incluidos los regímenes especiales (funcionarios civiles, Fuerzas Armadas, personal al servicio de la Administración de Justicia).
Periodicidad y formato:
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Plazo: dentro de los diez días naturales siguientes a la finalización del mes al que se refiere la declaración.
Entrada en vigor:
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Será de aplicación por primera vez para las declaraciones del mes de enero de 2026, que deberán presentarse en febrero de 2026.
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Con efectos para las declaraciones mensuales del ejercicio 2026 y siguientes, queda derogada la Orden HAC/96/2003, de 28 de enero.
¿Qué cambia respecto al modelo anterior?
El cambio es sustancial, y no se trata simplemente de un nuevo número de formulario, sino de una transformación estructural en el sistema de suministro y procesamiento de datos:
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Suministro de datos: La anterior Orden HAC/96/2003 fue concebida para soportes legibles por ordenador y presentó un sistema de presentación telemática manual (por “teleproceso”) que exigía tratamientos posteriores manuales por la administración.
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Nuevas tecnologías de transmisión: La Orden HAC/1197/2025 exige que la información se suministre mediante los estándares de grandes volúmenes de información (TGVI online) – lo que permite aplicar validaciones al momento de entrada de datos, reducir errores manuales y automatizar el procesamiento masivo de la información.
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Mejora de calidad y fiabilidad: Con el nuevo sistema, la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) tendrá acceso a datos más fiables y con menor latencia, lo que repercute directamente en la gestión de deducciones fiscales vinculadas a cotizaciones sociales (como veremos).
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Formato exclusivamente electrónico: El Modelo 185 está disponible sólo en formato electrónico desde el inicio, lo que exige que los obligados se adapten tecnológica y procedimentalmente.
En resumen: se vacía el modelo declarativo de carácter manual, se asienta el modelo de datos masivos y automatizados. Como asesor fiscal, conviene advertir a las entidades gestoras de la Seguridad Social y mutualidades de que realicen cuanto antes la adaptación tecnológica y organizativa para cumplir la nueva obligación.
¿Por qué se aprueba este nuevo modelo? ¿Qué fines persigue?
La norma no sólo modifica una obligación formal, sino que obedece a razones de política tributaria y de control de deducciones, con implicaciones reales para los contribuyentes. Entre los principales objetivos se destacan:
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Asegurar la adecuada gestión de las deducciones por maternidad y de las deducciones por familia numerosa o personas con discapacidad a cargo. Según el artículo 81 y 81 bis de la Ley 35/2006, tales deducciones requieren que el contribuyente esté dado de alta en la Seguridad Social o mutualidad y que haya cotizado un período mínimo. La nueva obligación informativa permite verificar de forma más ágil esos requisitos.
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Permitir el abono anticipado mensual de dichas deducciones en el IRPF. Gracias a la mejora de los datos cotizados de modo mensual, la AEAT puede gestionar anticipos con mayor precisión.
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Mejorar el control y eficiencia de la administración tributaria mediante datos mensuales más fiables y automatizados, reduciendo errores, fraudes o desajustes en deducciones vinculadas a la actividad laboral. Esto redunda también en un beneficio para los contribuyentes, al permitir que la AEAT trabaje con información más actualizada y verificada.
En definitiva, el nuevo modelo es una pieza estratégica en el engranaje de control tributario de la cotización social, con efectos directos sobre el sistema de deducciones.
Implicaciones a entidades gestoras
Para las entidades gestoras de cotizaciones (o las áreas que trabajan con ellas), se desprenden varios aspectos a tener en cuenta:
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Adaptación tecnológica y organizativa: Las entidades obligadas deben disponer de sistemas que generen los ficheros adecuados conforme a los diseños lógicos del anexo de la orden. Se trata de procesamiento masivo, transmisión por TGVI, validaciones automáticas. Habrá que revisar si el sistema de información de afiliados/mutualistas está preparado para suministrar los datos con la granularidad requerida (alta, baja, régimen, número de afiliación, cuotas devengadas mensualmente).
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Revisión de procesos internos: Dado que el plazo de presentación es corto —diez días naturales tras el cierre del mes— se debe asegurar que la información interna esté depurada, que no existan desfases significativos, y que las tareas de integración de datos entre la Seguridad Social/mutualidad y el sistema de envío estén alineadas.
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Impacto en deducciones de los contribuyentes: Es esencial informar a los clientes que, a partir de 2026, la AEAT dispondrá de información mensual de cotizaciones que podrá cruzar con sus declaraciones de IRPF y deducciones por maternidad, familia numerosa o discapacidad a cargo. Un error en la transmisión o en la cotización puede afectar al derecho o al abono anticipado de la deducción.
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Planificación anticipada: Aunque la aplicación es para enero 2026, es aconsejable que las entidades gestoras y los asesores realicen un plan de transición con hitos, pruebas de envío, verificaciones de integridad de datos, y control de calidad para evitar sanciones o incidencias.
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Formación y comunicación: Este tipo de cambio tecnológico y organizativo requiere que los departamentos implicados (informática, contabilidad, relaciones con la Seguridad Social, asesoría fiscal) estén informados y formados.
Posibles retos y aspectos críticos
Como siempre en cambios normativos de cierta envergadura, surgen también áreas de riesgo o incertidumbre que conviene monitorizar:
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Calidad de los datos de afiliación y cuotas devengadas: Si la información interna no está alineada, puede haber discrepancias que el sistema de validaciones internas de la AEAT detectará. Es probable que aparezcan errores de rechazo o requerimientos de subsanación.
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Transmisión en el plazo exigido: El nuevo plazo —10 días naturales tras cada mes— puede ser exigente para entidades con volúmenes amplios de afiliados/mutualistas. Será necesario automatizar al máximo para cumplir sin incidencias.
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Compatibilidad técnica de los archivos y normalización: Los diseños lógicos están en el anexo de la orden. Las entidades deben actualizar sus sistemas para generar el fichero en el formato exacto requerido. Cualquier desviación puede conllevar rechazo.
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Integración con deducciones y pagos anticipados: Si la información de cotizaciones no es fiable o está retrasada, puede impactar negativamente en el cálculo de las deducciones o en el abono anticipado, lo cual podría causar reclamaciones de la AEAT o ajustes posteriores.
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Sanciones o efectos para entidades incumplidoras: Si una entidad obligada no presenta el modelo 185 cuando corresponde, podrían producirse efectos en cuanto a falta de colaboración, sanciones informativas, o requisitos de subsanación que deriven en retrasos de la gestión tributaria.
Conclusión y recomendaciones finales
La aprobación del nuevo Modelo 185 mediante la Orden HAC/1197/2025 constituye una medida clave en la política tributaria española, que activa una transición hacia un sistema de datos masivos, automatizados y mensuales en materia de cotizaciones sociales. Para las entidades gestoras, la exigencia de adaptación técnica y organizativa es inmediata, aunque su aplicación operativa se pospone a enero de 2026.
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