¿Cómo se documentan las actuaciones inspectoras?

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Documentos que utiliza la Inspección

La Ley General Tributaria (LGT) establece que las actuaciones inspectoras se documentan mediante comunicaciones, diligencias, informes y actas. Cada documento cumple una función distinta; no todos contienen una propuesta de regularización ni tienen el mismo valor probatorio.

Comunicaciones

Sirven para notificar el inicio de una actuación o procedimiento, comunicar hechos o circunstancias y formular requerimientos. Se notifican al obligado tributario y se incorporan al expediente.

Diligencias

Dejan constancia de hechos y circunstancias relevantes, de las actuaciones realizadas y, cuando proceda, de las manifestaciones del obligado tributario. No contienen una propuesta de liquidación. Deben identificar la actuación, describir lo ocurrido y recoger, en su caso, las alegaciones o la conformidad o disconformidad con los hechos consignados. Por regla general las firman el personal actuante y la persona con quien se entienden las actuaciones, a quien se entrega un ejemplar; si la actuación no requiere la presencia de otra persona, se remite una copia o se pone de manifiesto en audiencia o alegaciones. La negativa a firmar o recibir se hace constar, pero no convierte por sí sola en ciertos todos los hechos.

Las diligencias son documentos públicos y prueban los hechos que motivan su formalización, salvo prueba en contrario. Los hechos aceptados y las manifestaciones del obligado se presumen ciertos, con el límite legal de que solo pueden rectificarse mediante prueba de error de hecho. No equivalen a una liquidación ni resuelven por sí mismas la regularización.

Informes

La Administración emite los informes que sean preceptivos, necesarios para aplicar los tributos o que se soliciten justificando su conveniencia. Entre otros casos, el reglamento prevé informes cuando se aprecien indicios de delito contra la Hacienda Pública y se remita el expediente al órgano judicial o al Ministerio Fiscal, o cuando determinadas diligencias sobre posibles infracciones deban completarse por otro órgano. En un acta de disconformidad, la valoración de las alegaciones puede figurar en el informe previsto para ese trámite.

Actas

El acta recoge el resultado de la comprobación e investigación y propone la regularización que la Inspección considere procedente o declara correcta la situación tributaria. Debe incluir las menciones legales, entre ellas los hechos y fundamentos, el alcance de las actuaciones, la propuesta que corresponda y la información sobre el procedimiento posterior. El Reglamento exige además indicar, entre otros extremos, la fecha de inicio, el plazo y sus circunstancias de cómputo, las alegaciones y su valoración jurídica, y si la liquidación derivada será provisional o definitiva.

Las actas son documentos públicos: prueban los hechos que motivan su formalización, salvo prueba en contrario. Los hechos aceptados por el obligado tributario se presumen ciertos y solo pueden rectificarse mediante prueba de error de hecho. La firma y sus efectos dependen de que el acta sea con acuerdo, de conformidad o de disconformidad; conviene leer la propuesta y el trámite posterior antes de firmar.

Qué conviene revisar

Compruebe que las fechas, personas, periodos, tributos, hechos y documentos citados sean correctos; pida que se recojan sus manifestaciones relevantes y conserve el ejemplar o acceso electrónico. Si discrepa, hágalo constar y utilice el trámite de alegaciones que corresponda. El acta suele contener una propuesta, pero los efectos de la firma de conformidad o de un acta con acuerdo tienen reglas específicas y no deben resumirse como si todas las actas fueran iguales.

La documentación y sus efectos dependen del tipo de actuación y del procedimiento. Normas principales: artículos 99.7, 107 y 143–157 LGT y artículos 97–100 y 176 del Reglamento General de las actuaciones y los procedimientos de gestión e inspección tributaria (Real Decreto 1065/2007).